Máy bay chở hàng tại sân bay quốc tế
Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài: đàm phán hợp đồng ngoại thương, xác định Incoterms phù hợp, chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh (Invoice, P/L, B/L, C/O) và khai báo hải quan.
Xuất khẩu hàng hóa thành công đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững toàn bộ quy trình từ khâu đàm phán thương mại, chuẩn bị hàng hóa, đến hoàn thiện bộ chứng từ và khai báo hải quan. Sai sót ở bất kỳ bước nào cũng có thể dẫn đến chậm tiến độ giao hàng, bị khách hàng phạt vi phạm hợp đồng hoặc tốn kém chi phí phát sinh.
Bước 1: Đàm phán Hợp đồng Ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract/Purchase Contract) là nền tảng pháp lý cho toàn bộ giao dịch xuất khẩu. Các điều khoản quan trọng cần thỏa thuận rõ ràng bao gồm:
- 1Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã HS, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách đóng gói
- 2Số lượng và đơn vị tính: MT, CBM, PCS, SET, KGS...
- 3Đơn giá và tổng trị giá: đồng tiền thanh toán (USD/EUR/JPY...)
- 4Điều kiện giao hàng Incoterms 2020: EXW, FOB, CIF, DAP, DDP...
- 5Phương thức và điều kiện thanh toán: L/C at sight, T/T 30% advance, D/P...
- 6Cảng/sân bay xuất – cảng/sân bay đến
- 7Thời gian giao hàng và hình thức xử lý vi phạm
- 8Luật áp dụng và điều khoản trọng tài
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu chuẩn bao gồm các tài liệu sau. Một số thị trường có yêu cầu riêng về chứng nhận:
| Commercial Invoice | Hóa đơn thương mại – cơ sở tính thuế và khai hải quan |
| Packing List | Phiếu đóng gói chi tiết từng kiện, thùng, container |
| Bill of Lading / Airwaybill | Vận đơn – do hãng tàu hoặc hãng bay cấp sau khi nhận hàng |
| Certificate of Origin (C/O) | Form A (GSP), Form D (ASEAN), Form E (ACFTA), EUR.1 (EVFTA)... |
| Phytosanitary Certificate | Kiểm dịch thực vật – bắt buộc với nông sản, thực phẩm từ thực vật |
| Health Certificate | Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm – theo yêu cầu thị trường đến |
| Fumigation Certificate | Chứng nhận hun trùng – yêu cầu bắt buộc của nhiều thị trường |
| Certificate of Analysis (COA) | Phân tích chất lượng – dành cho hóa chất, thực phẩm chế biến |
Bước 3: Khai báo hải quan xuất khẩu
Khai báo hải quan xuất khẩu thực hiện trên hệ thống VNACCS trước khi hàng hóa được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cảng. Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan ủy quyền thực hiện khai và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai báo.
- 1Thời điểm khai: trước khi đưa hàng vào cảng/kho ngoại quan ít nhất 2 giờ
- 2Thông tin bắt buộc: tên hàng, mã HS, trị giá, xuất xứ, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng
- 3Số tiêu thụ đặc biệt và VAT: xác định nghĩa vụ thuế xuất khẩu (nếu có – chủ yếu với một số tài nguyên khoáng sản)
- 4Đăng ký kiểm tra: nếu hàng thuộc danh mục kiểm tra chuyên ngành
Incoterms 2020 – Chọn điều kiện phù hợp
Lựa chọn điều kiện Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro và trách nhiệm giữa người bán và người mua. Đây là yếu tố quan trọng cần cân nhắc kỹ khi đàm phán hợp đồng:
| EXW (Ex Works) | Người mua chịu mọi chi phí và rủi ro từ kho người bán. Ít rủi ro nhất cho người bán |
| FOB (Free on Board) | Người bán chịu đến khi hàng lên tàu tại cảng đi. Phổ biến nhất trong XNK Việt Nam |
| CIF (Cost, Insurance, Freight) | Người bán chịu cước biển và bảo hiểm đến cảng đến. Thông dụng trong nhập khẩu |
| DAP (Delivered at Place) | Người bán giao tận địa điểm quy định ở nước đến, chưa thông quan nhập |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Người bán chịu toàn bộ đến tay người mua, kể cả thuế nhập khẩu |
Khuyến nghị: Doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu nên ưu tiên điều kiện FOB để kiểm soát phần cước và bảo hiểm về phía người mua, tránh rủi ro phát sinh khi chưa quen với thị trường đến. Khi đã có kinh nghiệm, có thể chuyển sang CIF để tăng doanh thu từ cước phí.